As novas demandas trazidas pelo distanciamento social imposto pela pandemia do coronavírus C-19 criaram oportunidades para novos serviços e rotinas, priorizando as soluções digitais e o home office. Atividades pouco regulamentadas até o início da disseminação do vírus foram transformadas em soluções ágeis para problemas comuns, como as consultas por telemedicina e o incremento dos serviços de delivery.
Para os condomínios, o impedimento a realização de reuniões presenciais em assembleias, o instrumento de deliberação, encontrou saída na autorização para as assembleias virtuais, à distância, e validadas através da Lei 14.010, promulgada em 10 de junho de 2020, e que refere à questão:
Art. 12. A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.
Parágrafo único. Não sendo possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficam prorrogados até 30 de outubro de 2020.
Art. 13.É obrigatória, sob pena de destituição do síndico, a prestação de contas regular de seus atos de administração.
A Lei, à princípio, permite a realização de assembleias virtuais mesmo que não haja a sua previsão na convenção ou regimento, vez que é maior que estes documentos, e se restringe a um período específico de calamidade pública, até 30 de outubro de 2020. Então, é importante alguns entendimentos:
Como funciona a assembleia virtual de condomínios?
A assembleia digital substitui a participação presencial dos condôminos, vez que ocorre pela internet. Ela é realizada através de aplicativos de videoconferência, como Zoom, Webex e Hangouts.
Para que assembleia ocorra de modo válido, ela deve seguir todos os requisitos de uma assembleia presencial. A convocação deve ser feita de acordo com o artigo 1.354 do código civil, procuração, lista de presença, eleição de presidente, secretário, deliberação dos itens de pauta e votações.
A ata deverá ser elaborada no mesmo formato de uma assembleia presencial, deve ser registrada e posteriormente distribuída aos condôminos.
Quais as opções para se realizar uma assembleia virtual de condomínios?
O condomínio interessado em utilizar essa ferramenta, poderá fazê-lo de 4 formas:
ON-LINE – a assembleia ocorre em tempo real (equipara-se a uma live) por videoconferência ou por digitação via chat.
DIGITAL – pode durar mais de um dia, as pessoas acessam o conteúdo, em um site ou app, dentro do prazo estipulado no edital, onde as pessoas podem deixar suas opiniões sobre os assuntos a serem tratados e deixar seus votos.
HIBRIDA – ela ocorre de forma digital paralela a presencial, e os debates são ao vivo.
HIBRIDA/ABERTA – os itens da pauta são discutidos e votados digitalmente e posteriormente as decisões são levadas a assinatura presencialmente.
É possível garantir idoneidade em uma assembleia digital de condomínio?
Ainda que haja um certo receio, é possível sim garantir idoneidade nas assembleias digitais, desde que seguidos à risca os requisitos para ela ocorra, observando a correta e adequada convocação, a ampla comunicação, a garantia aos titulares que exerçam seus direitos de voz e voto, o rigor na identificação do condômino, regras de bloqueio de votos aos inadimplentes, registro de tudo o que foi debatido, votado e decidido na assembleia.
É possível garantir a idoneidade do condômino na assembleia virtual de condomínio?
Há várias ferramentas que tornam possível a garantia dessa idoneidade, como o uso de certificado digital, cadastro de login e senha, com declaração expressa do condômino de presunção absoluta da identidade do usuário, através de email e token, ou por sistema de transmissão de áudio e vídeo onde seja possível que a presidência da mesa identifique e consigne a presença on-line do titular do voto ou seu procurador.
É possível usar procuração em assembleia virtual de condomínio?
Sim, o documento pode ser digitalizado ou mostrando-o via transmissão de áudio e vídeo. Em qualquer das hipóteses ela precisa ser validada pelo presidente ao decidir as questões de ordem no início da reunião.
Considerações gerais
Idealmente, as regras de condução da assembleia devem estar discriminadas no edital de convocação;
É fundamental que a forma de participação e votação sejam garantidas através de instrumentos factíveis, por exemplo, não é adequado se a participação deva ser registrada através de certificado digital, se a totalidade dos condôminos não possuir acesso a este instrumento, até a data da assembleia;
Os debates podem ocorrer através de perguntas e respostas que ficam gravadas no ambiente digital;
A ata é confeccionada da mesma forma de uma assembleia presencial;
Os cartórios aceitam registrar a ata da mesma maneira que uma assembleia presencial;
Qualquer condomínio poderá aderir a esse formato;
A forma definida de assembleia não pode limitar ou impedir a participação de pessoas com deficiências.
Quais as vantagens da assembleia virtual de condomínio?
É possível visualizar várias vantagens com a execução correta dessa ferramenta. A assembleia pode ocorrer com mais celeridade, em um ambiente mais confortável; com horários mais flexíveis; e com uma ação sustentável (sem deslocamento de pessoas, gasto de energia etc). De modo complementar, os assuntos podem ser abordados sem tumulto, conversas paralelas e nem interrupções e inconvenientes de condôminos que “dominam” as assembleias presenciais; a votação é clara e transparente, visualizada por todos, sem erro de contagem.
Seja qual for a forma de assembleia escolhida pelo condomínio, a melhor forma de administrar o interesse da coletividade é dar-lhes a oportunidade de manifestar seus desejos e opiniões, com o maior número possível de condôminos.
E em se tratando de novidade para a imensa maioria dos condomínios, não deixa de ser prudente que a sua realização seja efetivada apenas para assuntos de extremo interesse e urgência. Para os demais casos, haverá ainda toda uma vida para que a comunidade de moradores de adapte e aprenda a utilizar estes recursos, sem limitações.
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